災害への備えとしてBCP（事業継続計画）の必要性を感じていても、「何から手をつければよいのか分からない」という企業は少なくありません。
BCPというと、分厚いマニュアルや専門的な計画書をイメージするかもしれません。
しかし、最初からすべてを完璧に整備する必要はありません。
重要なのは、自社の現状を把握し、災害が発生したときに何を優先し、誰がどのように行動するのかを整理することです。
この記事では、中小企業がBCPに取り組む際、最初に確認しておきたい5つのポイントを解説します。
BCPとは何か？ 防災対策との違い
BCPはBusiness Continuity Planの略で、日本語では「事業継続計画」と呼ばれます。
地震や台風、大雨などの自然災害をはじめ、感染症の拡大、システム障害などによって通常の業務が継続できなくなった場合に、重要な事業を維持し、早期に復旧するための計画です。
一般的な防災対策が人命や設備を災害から守ることに重点を置くのに対し、BCPでは、その後の事業継続や復旧までを考えます。
例えば、地震が発生した場合を考えてみましょう。従業員は安全に避難できるか
- 従業員やその家族の状況を把握できるか
- 誰が事業継続の判断を行うのか
- 通常の事業所が利用できない場合、どう対応するのか
- 顧客や取引先への連絡は誰が行うのか
こうした対応を事前に整理しておくことが、BCPの基本になります。
BCP作成前に確認したい5つのポイント
1. 自社にどのようなリスクがあるか
最初に、自社の事業がどのような災害やトラブルによって影響を受ける可能性があるのかを確認します。
例えば、次のようなリスクが考えられます。
- 地震による建物や設備の損傷
- 大雨や洪水による事業所の浸水
- 停電や通信障害
- 主要なシステムの停止
- 従業員が出社できない状況
すべてのリスクについて詳細な対策を作る必要はありません。
まずは、自社の所在地や事業内容を踏まえ、影響の大きいものから整理することが重要です。
2. 優先して継続・復旧すべき業務は何か
災害発生後、通常の業務をすべて同時に再開できるとは限りません。
そこで、停止すると顧客や事業に大きな影響が生じる業務を洗い出します。
例えば、製造業であれば主要製品の生産、サービス業であれば顧客対応や予約管理などが該当するでしょう。
優先業務を決める際には、次の点を整理します。
- 停止した場合の影響はどの程度か
- どれくらいの期間で再開する必要があるか
- 再開にはどのような人員や設備が必要か
事前に優先順位を決めておけば、限られた経営資源をどこに集中させるべきか判断しやすくなります。
3. 災害発生直後の対応が決まっているか
BCPでは、災害発生直後の初動対応も重要です。
特に確認しておきたいのが、従業員の安全確保と安否確認の方法です。
例えば、次のような事項です。
- 従業員への連絡手段は決まっているか
- 誰が安否確認を開始するのか
- 回答がない従業員をどのように把握するのか
- 管理責任者が不在の場合、誰が代行するのか
連絡網が用意されていても、災害時に管理者が一人ずつ電話をかける方法では、確認に時間がかかる可能性があります。
また、連絡を送るだけでなく、未回答者を把握し、その後の対応につなげられることも重要です。
安否確認は従業員の安全確保だけでなく、事業再開に必要な人員を把握するための情報にもなります。
4. 事業継続に必要な経営資源を把握しているか
業務の優先順位を決めても、必要な人員や設備、情報が利用できなければ事業を再開できません。
そのため、優先業務を実行するために必要な経営資源を整理します。
| 対象 | 確認する内容の例 |
|---|---|
| 人 | 必要な担当者、代替要員 |
| モノ | 建物、設備、資材 |
| 情報 | 顧客情報、業務データ、バックアップ |
| カネ | 緊急時の運転資金、支払手段 |
| 外部関係 | 主要取引先、仕入先、協力会社 |
この段階では、すべての対策が整備済みである必要はありません。
不足しているものを明確にすること自体が、重要な準備になります。
5. 計画を実際に使える状態にしているか
BCPは、文書を作成しただけでは十分とはいえません。
災害が発生した際、担当者が計画を理解し、行動できることが重要です。
例えば、次のような確認が考えられます。
- 安否確認の連絡訓練を実施する
- 緊急連絡先を定期的に更新する
- 管理責任者が不在の場合を想定する
- バックアップからデータを復旧できるか確認する
- 計画書の保管場所を関係者へ周知する
初めから大規模な訓練を行う必要はありません。
小さな確認を積み重ねながら、不足している部分を見直していくことが大切です。
最初の一歩は、現在のBCP整備状況を知ること
ここまで5つのポイントを紹介しましたが、実際には企業によって整備状況が異なります。
すでに緊急連絡網やデータのバックアップ体制を用意している企業もあれば、災害時の責任者が明確に決まっていない企業もあるでしょう。
そのため、最初から計画書を書き始めるよりも、現在どこまで準備できているのかを確認する方法が考えられます。
現状を把握することで、すでに対応できている項目と、今後優先して整備すべき項目を整理しやすくなります。
無料BCP診断から計画作成へ
jkabuでは、企業のBCP整備状況を確認できる「無料BCP診断」と、BCPを作成できる「jkabu簡単BCP」を公開しています。無料BCP診断は15問の質問に回答することで、自社のBCP整備状況を確認できるツールです。
診断結果からは、整備できている項目や今後の課題を把握できます。
さらに、診断内容をjkabu簡単BCPへ引き継ぎ、事業継続計画の作成を進めることもできます。
BCPの整備状況を確認する
無料BCP診断はこちら
BCPを作成する
jkabu BCP対策ツールのご案内
どちらも無料で利用できます。
なお、これらはBCPの整備や作成を支援するツールであり、中小企業庁の「事業継続力強化計画」の認定取得を保証するものではありません。
まとめ｜BCPは小さな準備から始められる
BCPの作成で重要なのは、最初から完成度の高い計画書を目指すことではありません。
自社にどのようなリスクがあり、災害発生時に何を優先し、誰がどのように対応するのか。まずは、それらを整理するところから始めてみてはいかがでしょうか。
現在の整備状況を確認し、不足している部分を少しずつ補いながら、実際に使えるBCPへと育てていくことが重要です。
記事の根拠・参考資料
記事内容は、中小企業庁と中小企業基盤整備機構の公開資料を参考にしています。
中小企業庁