安否確認システムを導入しても、実際の災害時に従業員や管理者が使えなければ十分に機能しません。
そのため、導入後は防災訓練などの機会に安否確認を実際に行い、発令から回答、集計までの流れを確認しておくことが重要です。
この記事では、安否確認システムを使った防災訓練で確認しておきたいポイントを解説します。
なぜ安否確認の訓練が必要なのか
災害はいつ発生するか分かりません。
実際の災害時には、通信環境の混乱だけでなく、管理者自身が被災している可能性もあります。
また、従業員が安否確認の通知を受け取っても、回答方法が分からなければ確認に時間がかかります。
平常時に一度でも実際の流れを経験しておくことで、災害時の混乱を減らすことができます。
発令から回答までを実際に試す
防災訓練では、説明だけで終わらせず、実際に安否確認を発令して従業員に回答してもらいます。
確認したいのは、
・従業員へ通知が届くか
・従業員が迷わず回答できるか
・スマートフォンから問題なく回答できるか
・回答結果が管理画面へ反映されるか
といった基本的な流れです。
実際に操作することで、導入時には気付かなかった運用上の問題を確認できます。
未回答者を確認する
訓練では、回答した従業員だけでなく、未回答者を把握できるかも確認します。
災害時には全員からすぐに回答が得られるとは限りません。
管理者が回答状況を確認し、
誰が回答済みなのか
誰が未回答なのか
を把握できることが重要です。
未回答者が発生した場合に、社内で誰がどのように確認するのかについても決めておくと、実際の災害時に対応しやすくなります。
管理者側の操作も確認する
従業員の回答訓練だけでなく、管理者側の操作確認も必要です。
特定の担当者だけが操作方法を知っている状態では、その担当者が不在だった場合に安否確認を開始できない可能性があります。
複数の管理者が、
安否確認の発令
回答状況の確認
未回答者の確認
といった基本操作を行える状態にしておくことが重要です。
訓練後に結果を確認する
訓練が終わったら、実施して終わりにせず結果を確認します。
たとえば、
通知が届かなかった従業員はいなかったか
回答方法が分からなかった人はいなかったか
未回答者を管理者が把握できたか
社内の連絡手順に問題がなかったか
などを確認します。
問題があれば、連絡先や社内ルールなどを見直し、次回の訓練につなげます。
jkabu安否を使った防災訓練
法人向け安否確認システム「jkabu安否」では、管理者から安否確認を発令して、実際の災害時と同じ流れで訓練できます。
従業員は専用アプリを必要とせず、届いたメールから安否状況を回答できます。
管理者は回答状況を一覧で確認できるため、未回答者を含めて訓練結果を確認できます。
また、実際の災害時には気象庁の防災情報と連動した自動発令にも対応しています。
詳しい機能については、以下をご覧ください。
