安否確認は、従業員へメールを送信したら終わりではありません。
発令後に重要になるのが、
「誰が回答し、誰がまだ回答していないのか」
を把握することです。
前回の記事では、災害情報から安否確認を自動発令するための判定について説明しました。
今回はその次の段階となる、発令後の回答状況と未回答者を管理する考え方を紹介します。
回答状況を一覧で把握する
災害発生時に管理者が確認したいのは、従業員一人ひとりの回答状況です。
基本的には、
- 回答済み
- 未回答
- 回答内容
を一覧で確認できるようにします。
重要なのは、単に回答数を集計するだけではなく、誰が未回答なのかをすぐに特定できることです。
従業員数が多くなるほど、個別にメールや電話で確認する方法では管理が難しくなります。
未回答者を把握する
安否確認では、回答済みの従業員だけでなく、未回答者の把握が特に重要です。
未回答には、
「メールをまだ見ていない」
「回答できる状況にない」
「通信環境に問題がある」
など、さまざまな可能性があります。
そのため、一定時間が経過しても回答がない従業員を抽出し、管理者が確認できる仕組みが必要になります。
未回答者へ再通知する
未回答者が分かったら、次に必要になるのが再通知です。
すでに回答した従業員へ何度も通知するのではなく、未回答者だけを対象に再通知することで、必要な人へ効率的に回答を促すことができます。
自動化する場合には、
発令 → 回答状況を確認 → 未回答者を抽出 → 再通知
という流れを作ることで、管理者の負担を減らすことができます。
まとめ
安否確認では、発令そのものだけでなく、その後の回答状況を継続して把握することが重要です。
特に、誰が未回答なのかを明確にし、必要に応じて再通知できる仕組みが、災害時の確認作業を支えます。
jkabu安否では、従業員の回答状況を一覧で確認でき、未回答者を把握して催促できる仕組みを備えています。
jkabu安否の詳しい機能については、以下をご覧ください。
